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著名时间管理方法有哪些?

著名的时间管理方法


时间管理的方法有很多,这里我们来分享下5种著名比较多人知道的时间管理方法。


著名时间管理方法有哪些?


新概念GTD


GTD,Getting Things Done的缩写。来自于David Allen的一本畅销书《Getting Things Done》,中国的中文翻译本《尽管去做:无压工作的艺术》由中信出版社出版。


GTD的基本方法:GTD的具体做法可以分成收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤。


1. 收集:就是将你能够想到的所有的未尽事宜(GTD中称为stuff)统统罗列出来,放入inbox中,这个inbox既可以是用来放置各种实物的实际的文件夹或者篮子,也需要有用来记录各种事项的纸张或PDA。收集的关键在于把一切赶出你的大脑,记录下所有的工作。


2. 整理:将stuff放入inbox之后,就需要定期或不定期地进行整理,清空inbox。将这些stuff按是否可以付诸行动进行区分整理,对于不能付诸行动的内容,可以进一步分为参考资料、日后可能需要处理以及垃圾几类,而对可行动的内容再考虑是否可在两分钟内完成,如果可以则立即行动完成它,如果不行对下一步行动进行组织。


3. 组织:个人感觉组织是GTD中的最核心的步骤,组织主要分成对参考资料的组织与对下一步行动的组织。对参考资料的组织主要就是一个文档管理系统,而对下一步行动的组织则一般可分为:下一步行动清单,等待清单和未来/某天清单。下一步清单是具体的下一步工作,而且如果一个项目涉及到多步骤的工作,那么需要将其细化成具体的工作。GTD对下一步清单的处理与一般的to-dolist最大的不同在于,它作了进一步的细化,比如按照地点(电脑旁、办公室、电话旁、家里、超市)分别记录只有在这些地方才可以执行的行动,而当你到这些地点后也就能够一目了然地知道应该做那些工作。等待清单主要是记录那些委派他人去做的工作。未来/某天清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划、电子邮件等等。


4. 回顾:回顾也是GTD中的一个重要步骤,一般需要每周进行回顾与检查,通过回顾及检查你的所有清单并进行更新,可以确保GTD系统的运作,而且在回顾的同时可能还需要进行未来一周的计划工作。


5. 行动:根据时间的多少,精力情况以及重要性来选择清单上的事项来行动。


实现GTD的五类工具:

在线:资源很多,可以直接查找 如 RTM(remember the milk)

计算机:outlook MLO lifebanlance

PDA:MLO(wm版) lifebalance(Palm)

纸+笔:GTD笔记本

计算机+PDA:文夹GTD工具


网上对于实现 GTD 的方法有很多,而且每个人都有每个人的方法,而且使用 GTD 的目的也各自不一样。对于我来说,GTD 最大的意义在于很好地做到「从容不迫」四个字,同时消灭拖延症、消灭不能持续坚持做一件事,从而提高生活质量。实现GTD最好的方式还是时间四象限法,无非是把要做的事分成「重要不紧急」、「紧急不重要」、「紧急且重要」、「不重要不紧急」四种,然后对这四种事务采取不同的处理措施。而我对时间四象限法的各个事务定义作了一些修改,把「紧急且重要」和「紧急不重要」合并为一个「近期必处理」,把「重要不紧急」改为「重要日常」。所谓「近期」指从现在开始到未来的两三天,所谓「处理」指预先定下解决方案(可能自己做,可能委派给别人,可能选择忽略),所谓「重要日常」指长期坚持每天必做的,这些事情对于某一个天并不非常迫切,而在一个月或更长的时间段时是非常重要的事,例如锻炼身体,一两天看不出效果,但是坚持一年会有质的变化。


6点优先工作制


该方法是效率大师艾维利在向美国一家钢铁公司提供咨询时提出的,它使这家公司用了5年的时间,从濒临破产一跃成为当时全美最大的私营钢铁企业,艾维利因此获得了2.5万美元咨询费,故管理界将该方法喻为“价值2.5万美元的时间管理方法”。


这一方法要求把每天所要做的事情按重要性排序,分别从“1”到“6”标出6件最重要的事情。每天一开始,先全力以赴做好标号为“1”的事情,直到它被完成或被完全准备好,然后再全力以赴地做标号为“2”的事,依此类推……


艾维利认为,一般情况下,如果一个人每天都能全力以赴地完成6件最重要的大事,那么,他一定是一位高效率人士。


我刚到现在家公司时,每天都有那么多新的事情,每天总是凭感觉相到哪就做到哪,没有什么先后顺序,也不能坚持去做某一件事,所以每天结束了都不知道这一天具体有做到了什么,有些什么样的收获。后来经理给我说每天事情要规划来做,列出来一件件的去完成。刚开始不是很适应,不过后来也慢慢的适应了这种习惯。而这不仅时一个时间管理工具,也是个能力提升工具,它就是六点优先工作制。


如何使用?先列出清单,排顺序,量化目标和总结。列清单时不知道优先级的可以从反面考虑不会做或者不做会怎样;量化时可以以时间或者百分比来定义的;排序时按照事情的重要程度,不按时间的先后顺序;要求自己能够看的很清晰,让别人看过之后也能够清楚知道,要让自己的时间饱和。每天都能坚持使用6点优先工作制,工作效能最少提升20%。


帕累托原则


这是由19世纪意大利经济学家帕累托提出的。其核心内容是生活中80%的结果几乎源于20%的活动。比如,是那20%的客户给你带来了80%的业绩,可能创造了80%的利润,世界上80%的财富是被20%的人掌握着,世界上80%的人只分享了20%的财富。因此,要把注意力放在20%的关键事情上。这也叫做80/20法则


根据这一原则,我们应当对要做的事情分清轻重缓急,进行如下的排序:


A.重要且紧急(比如救火、抢险等)——必须立刻做。


B.紧急但不重要(比如有人因为打麻将“三缺一”而紧急约你、有人突然打电话请你吃饭等)——只有在优先考虑了重要的事情后,再来考虑这类事。人们常犯的毛病是把“紧急”当成优先原则。其实,许多看似很紧急的事,拖一拖,甚至不办,也无关大局。


C.重要但不紧急(比如学习、做计划、与人谈心、体检等)——只要是没有前一类事的压力,应该当成紧急的事去做,而不是拖延。


D.既不紧急也不重要(比如娱乐、消遣等事情)——有闲工夫再说。


帕累托原则不仅在经济学、管理学领域应用广泛,它对我们的自身发展也有重要的现实意义:学会避免将时间和精力花费在琐事上,要学会抓主要矛盾。


一个人的时间和精力都是非常有限的,要想真正“做好每一件事情”几乎是不可能的,要学会合理地分配时间和精力。要想面面俱到还不如重点突破。把80%的资源花在能出关键效益的20%的方面,这20%的方面又能带动其余80%的发展。


帕累托原则可以解决的问题:时间管理问题、重点客户问题、财富分配问题、资源分配问题、核心产品问题、关键人才问题、核心利润问题、个人幸福问题等等。


麦肯锡30秒电梯理论


麦肯锡公司曾经得到过一次沉痛的教训:该公司曾经为一家重要的大客户做咨询。咨询结束的时候,麦肯锡的项目负责人在电梯间里遇见了对方的董事长,该董事长问麦肯锡的项目负责人:“你能不能说一下现在的结果呢?”由于该项目负责人没有准备,而且即使有准备,也无法在电梯从30层到1层的30秒钟内把结果说清楚。最终,麦肯锡失去了这一重要客户。从此,麦肯锡要求公司员工凡事要在最短的时间内把结果表达清楚,凡事要直奔主题、直奔结果。麦肯锡认为,一般情况下人们最多记得住一二三,记不住四五六,所以凡事要归纳在3条以内。这就是如今在商界流传甚广的“30秒钟电梯理论”或称“电梯演讲”。


莫法特休息法


《圣经新约》的翻译者詹姆斯.莫法特的书房里有3张桌:第一张摆着他正在翻译的《圣经》译稿;第二张摆的是他的一篇论文的原稿;第三张摆的是他正在写的一篇侦探小说。


莫法特的休息方法就是从一张书桌搬到另一张书桌,继续工作。


“间作套种”是农业上常用的一种科学种田的方法。人们在实践中发现,连续几季都种相同的作物,土壤的肥力就会下降很多,因为同一种作物吸收的是同一类养分,长此以往,地力就会枯竭。人的脑力和体力也是这样,如果每隔一段时间就变换不同的工作内容,就会产生新的优势兴奋灶,而原来的兴奋灶则得到抑制,这样人的脑力和体力就可以得到有效的调剂和放松。


具体方法


1、有计划地使用时间。不会计划时间的人,等于计划失败。


2、目标明确。目标要具体、具有可实现性。


3、将要做的事情根据优先程度分先后顺序。80%的事情只需要20%的努力。而20%的事情是值得做的,应当享有优先权。因此要善于区分这20%的有价值的事情,然后根据价值大小,分配时间。


4、将一天从早到晚要做的事情进行罗列。


5、要具有灵活性。一般来说,只将时间的50%计划好,其余的50%应当属于灵活时间,用来应对各种打扰和无法预期的事情。


6、遵循你的生物钟。你办事效率最佳的时间是什么时候?将优先办的事情放在最佳时间里。


7、做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情,是有效果;把事情做好仅仅是有效率。首先考虑效果,然后才考虑效率。


8、区分紧急事务与重要事务。紧急事往往是短期性的,重要事往往是长期性的。给所有罗列出来的事情定一个完成期限。


9、对所有没有意义的事情采用有意忽略的技巧。将罗列的事情中没有任何意义的事情删除掉。


10、不要想成为完美主义者。不要追求完美,而要追求办事效果。


11、 巧妙地拖延。如果一件事情,你不想做,可以将这件事情细分为很小的部分,只做其中一个小的部分就可以了,或者对其中最主要的部分最多花费15分钟时间去做。


12、学会说"不"。一旦确定了哪些事情是重要的,对那些不重要的事情就应当说"不"。


13、奖赏自己。即使一个小小的成功,也应该庆祝一下。可以事先给自己许下一个奖赏诺言,事情成功之后一定要履行诺言。


休息,本是一个让人恢复精力的方式,但很多人都还没真正地找到一个正确的休息方式,导致越休息越「累」。而实践后的我相信,莫法特休息法,也许就是那个正确的休息方式。


总结


希望大家能找到适合自己的时间管理方法,提高自己的工作效率,从而过上自己想要的人生。