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如何理解时间管理四项限法则?

在我们的日常工作生活中,常常听到类似这样的抱怨,“感觉身体被掏空,但又不知道自己到底干了什么”“一天都过去了,很多事情都还没完成”“事情很杂乱,根本就不清楚如何入手,然后时间就过去了”...


一大堆的杂事铺天盖地,看似很重要的事情都不清楚怎么入手,偶尔还会出现丢三落四的。这是由于不懂得时间的合理分配。


我们需要明确的是:我们的时间到底去哪里了?怎么分清时间的有效或者无效性?怎么区分工作任务的属性?为了最大化的利用时间,我们要学会时间管理,提高工作效率。这里就推荐 - 时间管理四象限法则


如何理解时间管理四项限法则?


如何理解时间管理四象限法则?


时间管理四象限法则是美国的管理学家科维提出的一个时间管理的理论,按处理顺序划分为:紧急又重要、重要不紧急、紧急不重要、不紧急不重要。时间管理四象限法则的关键在于第二和第三类的顺序问题,必须非常小心区分。另外,也要注意划分好第一和第三类事,都是紧急的,分别就在于前者能带来价值,实现某种重要目标,而后者不能。


第一象限:重要且不紧急


例如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。


这是考验我们的经验、判断力的时刻,也是可以用心耕耘的园地。如果荒废了,我们很会可能变成行尸走肉。但我们也不能忘记,很多重要的事都是因为一拖再拖或事前准备不足,而变成迫在眉睫。


该象限的本质是缺乏有效的工作计划导致本处于“重要但不紧急”第二象限的事情转变过来的,这也是传统思维状态下的管理者的通常状况,就是“忙”。


第二象限:重要而紧急


主要是与生活品质有关,包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等事项。


荒废这个领域将使第一象限日益扩大,使我们陷入更大的压力,在危机中疲于应付。反之,多投入一些时间在这个领域有利于提高实践能力,缩小第一象限的范围。做好事先的规划、准备与预防措施,很多急事将无从产生。这个领域的事情不会对我们造成催促力量,所以必须主动去做,这是发挥个人领导力的领域。


这更是传统低效管理者与高效卓越管理者的重要区别标志,建议管理者要把80%的精力投入到该象限的工作,以使第一象限的“急”事无限变少,不再瞎“忙”。


第三象限:既不紧急又不重要


电话、会议、突来访客都属于这一类。


表面看似第一象限,因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。我们花很多时间在这个里面打转,自以为是在第一象限,其实不过是在满足别人的期望与标准。


第四象限:紧急但不重要


阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。世界经理人管家


简而言之就是浪费生命,所以根本不值得花半点时间在这个象限。但我们往往在一、三象限来回奔走,忙得焦头烂额,不得不到第四象限去疗养一番再出发。这部分范围倒不见得都是休闲活动,因为真正有创造意义的休闲活动是很有价值的。然而像阅读令人上瘾的无聊小说、毫无内容的电视节目、办公室聊天等。这样的休息不但不是为了走更长的路,反而是对身心的毁损,刚开始时也许有滋有味,到后来你就会发现其实是很空虚的。


如何理解时间管理四项限法则1


四象限法则的应用


我们需要根据计划制定任务分解目标,去罗列出我们所需要完成的任务。一般制定的顺序应从大到小:年计划——月计划——周计划——日计划,而我们在这里以日计划作为举例:通过日计划罗列出任务。


明确执行时间,根据能力安排相应的任务,如8小时


预留相应的时间去除理突发事件,避免被动情况


分类罗列任务,找出最省时间的方式完成


判断自己的精力情况,把精力最旺盛留给最高优先级或者最难处理的任务


任务优先级划分,罗列出任务后,根据时间管理四象限法则中轻重、缓急两大维度进行衡量任务的优先级。


先按照“轻重”,把你的工作任务以职业价值观为标准标出“重要”或者“不重要”;


再按照“缓急”,给所有任务以截止日期为标准标出“紧急”或“不紧急”。


按照“轻重”和”缓急“两大维度划分完后,就可以将任务放入时间四象限中,一目了然,十分清晰。


时间是有限的,高沛的精力也不可能保持24小时,我们到底应该花多少时间去完成这些任务呢?


对于重要而且紧急的事情,立刻去做。对于重要但不紧急的事情,要制定好计划一步一步的去实施完成,但是一定要注意在这一个象限上多花费一点时间,避免第二象限的事物转化为第一象限。而对于一些很紧急但是不重要的事情,尝试着将这些事情交给别人去做,减轻你自己身上的负担。而不重要且不紧急的事情,当然,能不做就尽量不要去做了。


总结


总而言之,要养好良好的习惯,每天根据时间管理四象限法则罗列出计划,制定及优化,同时要按照计划去执行。时间是有限的,我们要在有限的时间内获得更好的人生,必须每天坚持时间管理。