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如何运用时间管理四象限法则处理事务?

把一件事做好不难,把多件事都做的井井有条,才是本事。很多人忙碌一天下来却发现非常重要的事情没有做!这也是终日忙碌却不能达成目标的主要原因。这时候推荐一个时间管理法宝给你 - 时间管理四象限法则,让你合理分配工作时间,让你工作中管理事务井井有条,从此不再忙茫盲。


四象限法则分成四个区间分别是重要紧急,重要不紧急,紧急不重要,不紧急不重要。但是一千个人心目中有一千个哈姆雷特一样,一千个人也会对重要和紧急有一千个答案。每一个人、每一个岗位、每一个角色、,每一个阶段,可能对重要和紧急的理解都会有所差异。所以四象限法则不是教会大家找到重要和紧急事务的结果,而是灌输一个理念、传达一个信息给你,面对任何事务,我们心目中都要坚持这样一个原则就是不管什么时候我们都要坚持对准备接受的事务作出一个快速而准确的判断,这件事情对我而言是重要的吗,是紧急的吗?


四个象限的事务因应其重要性和紧急性,在我们的时间安排中占据比例各不相同,这里给出一个参考比例大家可以对照自己的实际情况进比对分析,第一象限占20%,第二象限占65%,第三象限站10%,第四象限占5%。这些数值只是反映了一个概念,没有绝对的意义,因为实际上没有人能过做到准确无误的统计每时每刻所发生的事情所占用时间的绝对量。


如何运用时间管理四象限法则?.jpg


时间管理四象限法则定义随便哪里都能找到它,那么我们是该如何去运用四象限法则的呢?


1.制造表格


首先我们根据一天要处理的事务,先列出个表格,分别列出待办事项、是否重要、是否紧急三项。填完后就可以一目了然,让我们清晰知道每件事情应该进入哪个象限。然后同时思考关于时间管理四象限的定义,进入下一步。


2.依据四象限法则处理事务


知道待办事项属于哪个象限后,我们可以开始利用四象限法则根据优先级处理事务。


第一象限立即去做!我们生活中的主要压力、危机也来自于第一象限。第一象限就是一片雷区,我们进入这个象限的次数越少越好。其实第一象限80%的事务都来自于第二象限没有被很好处理的事务,也就是说这个压力和危机,是自己强加给自己的。这些事情必须马上去做,否则后果将非常严重。但是你立即去做的同时你应该思考一个问题:真的有那么多重要且紧急的事情吗? 


第二象限有计划去做!我们应该将时间投资于第二象限,不能因为它是不紧急的就不去处理。这些事情虽然看起来不紧急,但是假如你现在不重视它,它随时都会发展成重要而且紧急的事情。可见,对待这个象限的事情,即使没有立即去做的必要,也至少要做一份时间计划表。你可以思考这样一个问题:如何避免使更多的事情进入令人讨厌的第一象限。


第三象限:交给别人去做!我们应该清楚地认识到,第三象限的事务是我们忙碌而且盲目的源头。如果你是个习惯于处理紧急状况的人,很可能误以为你所做的每件事都属于第一象限,仔细分析后可能发现很多时间其实都是花在第三象限上。举例:办公室里的突然来电,临时会议等。这个象限里的时间投入是相当可惜的,忙了半天可能一点效果没有。很多人都会被假象所迷惑,认为紧急的就是重要的,其实紧急和重要一点关系都没有。在这个象限,我们应该思考这个问题:我们如何尽量减少第三象限的事务?


第四象限:尽量别去做!这是一个用于缓冲调整的象限。当你疲惫的时候,可以通过做一些不重要而且不紧急的事情来调整一下心态和身体,但是你不能在这个象限里投入自己太多的精力,否则你就是在浪费生命了。例如当你工作身心疲惫的时候,可以和哥们喝酒吃饭、吹牛打闹,这叫劳逸结合、压力释放,但如果你每天都这样觥筹交错,就成不务正业了。所以我们不能沉迷于这个象限。


3.制定下周计划


现在你可以制定一下下周的学习计划,拿出一周时间来检测你对四象法则的运用程度。当然在运用时间管理四象限法则时,我们要清楚知道,在四个象限中我们最应该投资的就是第二象限,事实上我们很难把时间、精力投入到第二象限中。第二象限并不能很快的体现出它的价值,它需要一个长时间的验证,量的积累、质的飞跃。然后你就会发现一个脱胎换骨的自己!


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总结


时间管理四象限法则先是既紧急又重要的,接着是重要但不紧急的,再到紧急但不重要的,最后才是既不紧急也不重要的。日常工作生活中,运用时间管理四象限法则,可以帮你有效的管理时间,让你合理分配每件事务处理时间,不至于搁置最重要的事情。所以,时间管理四象限法则,你掌握了吗?