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一个成功的管理者,这些时间管理技巧不要错过

时间对所有人都是非常公平的,无论你是什么人,什么职业,所享有的时间都是一样,不会出现谁比谁多出更多的时间。时间是残酷的,不可逆的,时光匆匆流逝,一不小心,时间就离你而去。对于管理者来说,时间管理是很必要的。假如身为管理者的你都不能管理好时间,那有怎么谈得上管理事务,管理员工呢?


一心扑在企业上的企业管理者是不称职的企业管理者。不要以为忙碌就是成就,成就的衡量标准是结果,而不是过程。管理者的时间是有限的,必须利用这点有限时间进行系统的工作。时间等同于金钱、效益。时间管理是对金钱的管理、对效益的管理,是职业成功的源泉。


下面关于管理者的时间管理技巧,虽然不能让你拥有更多的时间,但却能让你更好地管理时间,养成高效率的工作习惯,创造更多的价值。


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清晰的目标管理


时间管理核心是以目标为导向,通过设定目标合理安排时间,提升时间管理质量,践行高效能慢生活。很多成功的管理者都有一样法宝,就是有清晰的目标管理能力。不管是规划自己的人生目标,还是自己的年、月、日目标,都非常清晰,同时执行力强。尽管成功的管理者领域不一样,但是他们拥有极强的目标感,持续努力,最终成为了想成为的那个人。


有统计数据表明,人们在日常生活中每天要经历超过200次决策,那我们有没有想过,我们是通过什么原则来进行决策和判断的?我们是如何决定是否要做某件事而不做另一件事的呢?可以说,目标管理可以帮助我们发现自己的原则,从而帮助我们评估自己的行为,确定什么是需要做的,什么是不用做的。同时,这些原则也可以帮助我们抓住重点,划分事务的优先级。比如我们的目标是成为一位成功的管理者,那很明显需要将工作作为第一要务。


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今日必做清单和明天待办清单


对于每天的工作任务,先按照重要程度的优先级排序。对于管理者来说,第一优先级是上司安排的工作。上司获取信息的来源更广,对问题的考虑更慎重。第二优先级是影响团队高效运转下去的任务。管理者的工作职责是保证团队高效运转,按照既定目标正确的执行任务。第三优先级是自己的工作,团队发展计划、人员培养计划、市场战略以及一些杂事等等。


任务优先级确定好之后,使用清单系统,把所有的任务分成两类:


今日必做清单(Today) 每日清晨确定好今日必做清单。在工作中处理当前任务时,如果有临时的紧急任务,需要再次根据优先级,重新对列表调整顺序。


明日待办清单 (Tomorrow) 每日工作结束时,在明日待办清单中加入今日未完成和明天需要做的事情。


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从来不在周一开会


周一的早8点到下午2点,不要有单独的会议安排。当一周开始的时候,要保持头脑清醒,要准备聚焦,所以这是工作的时间。当谈到生产率时,人们趋向于专注在那些容易实现的目标上,而非那些具有高度优先级的项目上。但是这并非你时间的最好使用方法。


花费你7个小时的任务可能有点残忍,但是这可能对于你公司而言是最重要的,也是对于你时间的最好使用。这也是为什么在周前期就努力把这些事情完成。如果某些特别重要的事情出现,我们可以把它移到列表的开始,重新安排优先顺序。


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不要膜拜你日历


身为管理者很容易就会说,“我已经安排了某事,所以我要努力完成它。”但是当某些重要的事情出现时,也是可以把一些内容进行调整的。你必须好好利用你的时间。有时,你需要把事情外包。比如让自己最好的低级战略助理做一些调研,或者招募小时工周末做家务。


如果一些事情周末要完成,但是这些事情又不是最好的时间利用,也可以外包他们。另一方面,用7个分别的日历来追踪所有的日程。比如一个Alexa日历,一个公司日历,一个PR日历,还有更多。每个日历用一个颜色代码,方便眼睛看到,而每个条目都列了详细细节来帮助她准备会议,从地点到客户,再到他们的时间是什么。


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先思考,再开展工作


当有一个新任务需要做时,不要着急下手,先思考,然后按照以下步骤去做:


1.思考自己做还是授权员工做。有效的授权也是管理者必须掌握的技能之一,它不但可以节省管理者的时间,更重要的是可以培养员工,使他们承担责任和压力,快速成长起来。


2.完成任务最好的方式就是把任务拆分为最小可执行单元。有时候一项任务是我们要达到的结果,具体怎样去做并没有规划好。比如,管理者要和员工讨论如何提高产品留存率问题。就可以先拆分为以下步骤:1.搜集数据,分析产品存在的问题 2.根据分析结果,判断需要增加功能还是优化现有功能 3.整理出功能列表,按照列表排期和规划


3.为每项执行单元预估完成时间和所需要的资源。有些任务并不是孤立的,有可能需要上司的支持和帮助,这时候如果上司没时间来处理,任务就卡住了。如果提前预估执行单元需要的时间和资源,就可以提前安排,当其中一部分卡住了,可以执行其他部分。


根据19世纪末20世纪初意大利经济学家巴莱多发现的“二八定律”,在任何一组东西中,最重要大约只占其中的20%,其余80%尽管是多数,却是次要的。具体到任务管理领域是指大约20%的重要任务能带来整个工作成果的80%。所以管理者的任务优先级的排序是非常重要的,能够决定管理者是否在工作中产生效率。


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总结


时间管理是我们很多职场人士需要特别留心的,特别是身为管理者的你,因为只有你有效率地管理,才能链接到基层人员,身为榜样,更好地管理员工。


现在智能手机和社交媒体的出现,让我们时间管理遇到更多的挑战,微博、微信等等不知不觉的在蚕食我们的时间,无形中给我们带来更多的压力,降低我们的工作效率。所以,身为管理者的你,必须要好好的学习时间管理,工作时间中合理分配自己的每一分每一刻,让自己产生更大的效益!